Otomasyonu pazarlama için değil, takip için kullanın

Otomasyon denince akla gelen ilk şey genelde toplu gönderim oluyor: haftalık kampanya e-postası, indirim duyurusu, doğum günü mesajı.

Sağlık turizminde bunların getirisi düşük. Getirisi yüksek olan şey çok daha sessiz.

Otomasyonun asıl işi: unutmayı engellemek

Bir klinikte kaybedilen talebin büyük bölümü reddedilmiyor, unutuluyor. Danışman o an meşguldür, mesaj aşağı kayar, bir daha üstüne dönülmez.

İnsan hafızasına dayanan hiçbir takip süreci ölçekte ayakta kalmıyor. Otomasyonun kurtardığı yer tam olarak burası.

Kurulması gereken beş kural

Karmaşık bir altyapı gerekmiyor. Aşağıdaki beş kural çoğu klinikte tek başına ciddi fark yaratıyor.

1. Cevapsız kayıt uyarısı. Belirlenen süre içinde ilk yanıtı almamış her kayıt, danışmanın yöneticisine düşer. Sessiz bir bildirim yeter; amaç ceza değil, görünürlük.

2. Aşamada takılan kayıt. Bir talep aynı aşamada belirlenen günden fazla kalırsa işaretlenir. Sağlık turizminde en çok kayıp “tedavi planı gönderildi” aşamasında yaşanıyor.

3. Randevu hatırlatması. Online konsültasyona gelmeme oranı, iki basit hatırlatmayla belirgin şekilde düşüyor: bir gün önce ve bir saat önce.

4. Geri kazanım dizisi. Otuz gün önce konuşulup sessizleşen kayıtlara, satış baskısı olmayan tek bir mesaj. Sorması ücretsiz, dönüşü şaşırtıcı derecede iyi.

5. Geliş sonrası akış. Tedavi olmuş hastadan yorum ve fotoğraf isteme adımı otomatik tetiklenmezse hiç yapılmıyor. Oysa sağlık turizminde en değerli reklam malzemesi burada üretiliyor.

Otomasyonun insan gibi görünmesi gerekmiyor

Yaygın bir hata, otomatik mesajları elle yazılmış gibi göstermeye çalışmak. Karşı taraf bunu genelde anlıyor ve güven kaybı yaratıyor.

Daha iyi çalışan yaklaşım: otomatik olanı otomatik, kişisel olanı gerçekten kişisel yapmak. Randevu hatırlatması net ve kısa olabilir. Tedavi planı ise gerçekten o kişi için yazılmalı.

Veri akışını tek yöne kurun

Birden fazla araç kullanan kliniklerde en sık görülen sorun, aynı kaydın üç yerde farklı halde durması. Hangisinin doğru olduğunu kimse bilmiyor.

Kural basit: bir kaydın tek bir doğru yeri olur. Diğer sistemler oradan okur, oraya yazar. Bu karar baştan verilmezse altı ay sonra veriyi temizlemek yeni sistem kurmaktan pahalıya geliyor.

Nereden başlamalı

Hepsini birden kurmayın. Birinci ve ikinci kuralla başlayın — cevapsız kayıt ve takılan kayıt uyarısı. Bu ikisi, çoğu klinikte diğer üçünün toplamından fazla getiriyor.

İki hafta çalıştırın, kaç kaydın yakalandığını sayın. O sayı, otomasyonun geri kalanını kurmak için gereken tek gerekçe olacak.