Aşamalar tedaviye göre kurulmuş
“Muayene, planlama, operasyon” gibi aşamalar tedavi sürecini anlatır, satışın nerede koptuğunu göstermez. Kaybın hangi aşamada olduğu bilinmeden düzeltilemez.
Sağlık turizmi için CRM kurulumu
Pahalı bir CRM almak ile ekibin onu kullanması arasında büyük fark var. CRM’i satışın koptuğu yerleri gösterecek şekilde kuruyor, danışmanın sabah açtığında bugün ne yapacağını gördüğü bir ekrana çeviriyorum.
Kimler için
- Talepleri WhatsApp, Excel ve kişisel telefonlarda takip eden klinikler
- CRM’e para ödeyen ama kayıtların yarım kaldığı ekipler
- Danışman değiştiğinde hasta geçmişi kaybolan kurumlar
CRM neden çoğu klinikte boş bir listeye dönüşüyor
Otuz alan var, üçü dolu
Her ihtimal için açılmış alanlar danışmanı yorar; sonunda hiçbiri doldurulmaz. Raporlar boş veriden üretilir.
Konuşma CRM’in dışında
Asıl yazışma WhatsApp’ta, kayıt CRM’de. İkisi bağlı değilse CRM her zaman bir adım geride kalır ve kimse ona güvenmez.
Kaydın sahibi yok
Bir talebe kimin baktığı belli değilse ya iki kişi döner ya hiç kimse. Sessizleşen kayıt aylarca aynı aşamada bekler.
CRM’i nasıl kuruyorum
Kurduğum yapıdan örnekler- 01
Satış aşamaları
İlk temas, bilgi alındı, tedavi planı gönderildi, fiyat konuşuldu, rezervasyon, geliş. Her aşamadaki kayıt sayısı kaybın yerini kendiliğinden gösterir.
- 02
Zorunlu beş alan
Kaynak, dil, tedavi, sonraki adım, sonraki tarih. Geri kalan her şey isteğe bağlıdır. Az alan, dolu alan demektir.
- 03
Sahiplik ve dönüş süresi
Her talep dil, tedavi ve müsaitliğe göre bir danışmana atanır. Belirlenen sürede dönülmeyen kayıt yöneticiye düşer; aşamada fazla kalan kayıt işaretlenir.
- 04
WhatsApp içeride
Yazışmalar kaydın içinde durur. Danışman değiştiğinde geçmiş klinikte kalır, yeni gelen kaldığı yerden devam eder.
- 05
Sabah ekranı
Danışmanın günü tek ekranla başlar: bugün dönülecekler, günü geçenler, yeni gelenler. Ekip CRM’i zorla değil, işini kolaylaştırdığı için kullanır.
Ne teslim ediyorum
Bu iş çoğunlukla Sistem Kurulumu kapsamında yürür. Süre: 8–12 hafta.
- Satış aşamalarına göre kurulmuş CRM akışı
- Zorunlu alan seti ve kayıt standardı
- Atama, dönüş süresi ve aşama uyarı kuralları
- WhatsApp ve form entegrasyonu
- Ekip eğitimi ve yazılı kullanım kılavuzu
Bu alanda çözdüğüm vakalar
Bütün vakalar- Diş tedavisi Hollanda, Almanya CRM'i yeniden kurmak Pahalı bir CRM alınmış, ekip kullanmıyordu. Aşamaları satışa göre kurup alan sayısını düşürdüm ve WhatsApp'ı içeri aldım. %61 → %98 CRM'de kayıtlı talep oranı
- Estetik cerrahi Romanya, Bulgaristan Takip dizisi kurmak Sessizleşen talep geri kazanılmıyordu. Yazılı takip dizisi, aşama uyarıları ve otuz günlük geri kazanım mesajıyla kayıp kaydı geri getirdim. 214 → 73 Otuz günden uzun takılı kayıt sayısı
- Diş implant Belçika, Fransa Teklif sonrası boşluğu kapatmak Pipeline'ın tamamı teklif aşamasında yığılmıştı. Teklife tek bir sonraki adım ekleyip görüşmeyle sunmaya geçince yığılma çözüldü. 137 → 61 Teklif aşamasında bekleyen kayıt
- Diş tedavisi Almanya, Hollanda Satış sürecini yazıya dökmek Ciro tek danışmana bağlıydı. En iyi danışmanın kalıbını çözüp konuşma iskeletine ve itiraz kütüphanesine çevirdim. 12 → 6 hafta Yeni danışmanın tam verime ulaşma süresi
Tanıdık gelebilecek sorunlar
- CRM aldık ama kimse kullanmıyor
Pahalı bir sistem kurduk, ekip hâlâ WhatsApp ve Excel'le çalışıyor. Kayıtlar yarım.
- İlk gün konuşuyoruz, üçüncü günde iz kayboluyor
Başta ilgili görünüyorlar, sonra bir anda sessizleşiyorlar. Israrcı olmak da istemiyoruz.
- Teklif gönderdik, sessizlik
Tedavi planını ve fiyatı yolladık. Okundu, cevap yok. Bir hafta sonra tekrar yazdık, yine yok.
- Danışman değişince her şey sıfırlanıyor
İyi bir danışman ayrıldı, o ayın rakamları çöktü. Yenisinin aynı seviyeye gelmesi aylar alıyor.
- Hangi reklamdan kaç hasta geldiğini bilmiyoruz
Ay sonunda hasta sayısını biliyoruz ama hangisinin nereden geldiğini kimse söyleyemiyor.
Sık sorulanlar
Hangi CRM’i kullanıyorsunuz?
Çoğu kurulumda GoHighLevel kullanıyorum, çünkü form, takvim, WhatsApp ve reklam geri beslemesini tek yerde topluyor. Kliniğin zaten kullandığı bir CRM varsa ve işi görüyorsa onu değiştirmeden yeniden kurgularım; sorun genelde araçta değil, kurguda.
Mevcut verilerimiz ne olacak?
Excel, eski CRM ya da telefon rehberindeki kayıtlar temizlenip yeni yapıya taşınır. Taşınamayacak kadar dağınık olanlar için bir kesim tarihi belirlenir; o tarihten sonra her şey yeni sistemde tutulur.
Ekibimiz yeni sisteme alışır mı?
Alışmayan ekiplerin ortak noktası, CRM’in onlara iş çıkarmasıdır. Alan sayısını düşürüp sabah ekranını kurduğumda ekip CRM’i zorlamaya gerek kalmadan kullanmaya başlar.
Kurulum ne kadar sürer?
Mevcut altyapıya, kayıt sayısına ve ekibin büyüklüğüne göre değişir; kapsamı görüşmede görüp net süreyi orada söylerim. Reklam, takip, satış ve ölçümün birlikte kurulduğu tam kurulumun süresi Çalışma biçimleri sayfasında yazılı.
Nerede tıkandığını bir görüşmede birlikte bulalım.
Kırk beş dakika, ücretsiz bir ön değerlendirme. Reklam, takip ve satış tarafına birlikte bakarız; en olası tıkanma noktasını ve size uyan çalışma biçimini söylerim. Sonrasında birlikte çalışmak zorunda değilsiniz.